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关于试运行论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等活动审批(备案)系统的通知

2020-08-24

关于试运行论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等

活动审批(备案)系统的通知

学校各单位:

根据校党委加强论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等阵地管理有关文件精神,为进一步加强阵地建设与管理,提高工作信息化服务水平与效率,经研究,决定试运行“论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等活动审批(备案)系统”。现将相关事宜通知如下:

一、适用范围

1.我校教职工均可登录使用该系统。

2.我校各单位办理邀请校外人员参加的论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等活动的审批(备案)手续使用该系统。

二、系统入口

可通过两种方式进入系统。

1.通过登录信息门户和直接访问网页进入系统网站端。登录“华侨大学信息门户”,通过“业务直通车”栏目的“宣传服务审批备案”进入;访问网址:http://hall.hqu.edu.cn:9090/relax/cas/login,使用信息门户账号直接进入。

2.通过企业微信和个人微信进入系统移动端。在企业微信的华侨大学界面,先后点击“工作台—网办—Relax”进入;在个人微信的通讯录界面,先后点击“华侨大学(我的企业及企业联系人)—网办—Relax”进入。

三、工作流程

1.活动主办单位工作人员登录“论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等活动审批(备案)系统”,选择办理的业务,填写申报单位和活动相关信息并发给主办单位负责人审核,主办单位负责人完成审核后发至所在基层党委主要负责人审批。

2.所在基层党委主要负责人完成审批后,转入相应办理或备案流程(详见附件1)。

1)无境外人员参加的活动,直接发至党委宣传部负责人备案;

2)有境外重要人员参加的活动,发至国际交流合作处/港澳台侨事务办公室负责人按有关规定办理,并同时发至党委宣传部负责人备案;

3)有其他境外人员(不含本校师生)或境外组织参加的活动,发至国际交流合作处/港澳台侨事务办公室申请办理。国际交流合作处/港澳台侨事务办公室同意办理后,发至党委宣传部负责人备案。

3.收到备案申请后,党委宣传部负责人视情况征求科学技术研究处、社会科学研究处等相关职能部门意见,核定是否准予活动备案。

4.主办单位发起申请的工作人员可在线打印或导出经党委宣传部备案的审批(备案)表,并在办理经费报销时向财务处提供。

四、工作要求

1.论坛年会类活动审批(备案)应注明活动名称,并附上主要人员简介及其发言主题等相关信息,讲座报告类活动应注明活动题目,附上报告人(主讲人)简介及报告内容提纲等相关信息。

2.所举办活动均应提前3个工作日向党委宣传部备案。如遇不能把握的事项,由主办单位所在基层党委商党委宣传部处理。

3.主办单位发起申请的工作人员应及时关注审批(备案)进度,及时提醒有关负责人登录系统签批(流程转至下一环节后,微信端将给审批人员发送网办工单消息)。

五、其他事项

1.校党委有关进一步加强论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等阵地管理的文件已另行印发,请各基层党委认真组织做好贯彻执行工作。

2.自即日起至930日,是本系统的运行过渡阶段,各单位可以选择通过线上或线下完成审批(备案)流程,线下审批(备案)应提交纸质材料(详见附件2、附件3,可登陆党委宣传部网站下载)。2020年10月1日起,我校各单位举办论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等活动一般应通过审批(备案)系统进行线上申请(系统使用手册见附件4)。

3.各单位在使用系统的过程中,如遇相关问题,请与宣传部联系。联系人:彭波(0595-22692011)、朱考华(0592-6160177)。

附件:1.活动审批(备案)工作流程图

   2.活动审批(备案)表(境内人员)

   3.活动审批(备案)表(境外人员)

   4.活动审批(备案)系统使用手册

中共华侨大学委员会宣传部

2020年8月20日

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